У компании могут быть сервис подбора, ATS, 1С и корпоративный портал. Но после найма рекрутер всё равно отправляет таблицу в бухгалтерию, руководитель узнаёт о выходе сотрудника из мессенджера, а отчёт приходится собирать из нескольких выгрузок.

Формально системы автоматизированы. Сам процесс — нет.

Где обычно возникает ручная работа

Проблема не всегда в неправильно выбранном сервисе. Часто каждая система нормально выполняет свою функцию, но не знает, что происходит в соседней.

Например:

  • кандидат принят, но его данные нужно повторно внести в учётную систему;
  • дата выхода изменилась, но руководитель и IT-отдел об этом не узнали;
  • сотрудник уволен, а доступ к внутренним сервисам остался активным;
  • статусы кандидатов хранятся в ATS, а отчётность ведётся отдельно в Excel;
  • информацию об отпусках, обучении и аттестациях приходится переносить вручную.

В результате HR становится не пользователем автоматизации, а диспетчером между несколькими программами.

Начинать нужно не с выбора нового сервиса

Перед покупкой ещё одной HR-системы полезно взять один процесс — например, путь от отклика до первого рабочего дня — и ответить на четыре вопроса:

  1. Где данные появляются впервые?
  2. Какая система является их основным источником?
  3. Какое событие должно запускать следующий этап?
  4. Кто и как узнаёт, если передача данных не сработала?

Например, статус «Кандидат принят» может автоматически запускать создание карточки сотрудника, постановку задач на оформление документов и подготовку рабочего места.

При этом не каждый обмен должен происходить мгновенно. Где-то достаточно ежедневной синхронизации, а где-то нужно оставить подтверждение со стороны HR. Автоматизировать стоит не всё подряд, а действия, которые повторяются и создают ошибки.

Иногда системы не нужно заменять

Если существующая ATS или внутренняя программа в целом устраивает сотрудников, необязательно переносить всю работу на новую платформу.

Иногда достаточно:

  • настроить обмен через API;
  • добавить внутреннюю форму или небольшой личный кабинет;
  • автоматически передавать статусы и документы;
  • настроить уведомления об ошибках;
  • собрать данные для отчётности в одном месте.

Именно с такими задачами мы работаем в «Пятом факторе». С 2020 года занимаемся интеграциями, разработкой и доработкой существующих сайтов и внутренних веб-систем. За это время выполнили более 300 заказов — от точечных изменений до обмена данными между несколькими сервисами.

Почему мы фиксируем стоимость заранее

Запрос «автоматизировать работу HR» невозможно честно оценить без дополнительных вопросов. Поэтому сначала мы описываем конкретный результат, границы задачи, сроки и порядок приёмки.

После этого фиксируем итоговую стоимость. Заказчик вносит 3 000 рублей после заключения договора, остальную сумму — после демонстрации и приёмки результата.

Если согласованная задача оказывается технически сложнее, чем предполагалось, её цена не меняется. Но новая функция, подключение дополнительной системы или платная лицензия считаются отдельно и только после предварительного согласования.

Фиксированная цена относится к конкретному результату, а не к неограниченному количеству будущих изменений.

Как понять, что автоматизация состоялась

Хорошая HR-автоматизация почти незаметна. Рекрутер не переносит одни и те же данные несколько раз, руководитель вовремя получает информацию, а ошибка обмена не остаётся скрытой.

Поэтому начинать стоит не с вопроса «какую систему купить», а с вопроса:

В каком месте нашего HR-процесса сотрудник до сих пор копирует данные вручную?

Именно там обычно находится первая задача для интеграции.