Улыбнитесь, вас записывают: законно ли хранить видео с собеседований?

Представьте ситуацию: вы проходите собеседование по видеосвязи, успешно справляетесь с вопросами и даже получаете предложение о работе. А через некоторое время узнаёте, что работодатель записал всё интервью и хранит видеозапись во внутренней сети компании – причём доступ к ней есть у всех сотрудников (источник t-j.ru). В любой момент кто-то из коллег может включить видео и посмотреть, как вы рассказываете о себе, делитесь опытом и обсуждаете желаемую зарплату.

Звучит тревожно? В эпоху удалённой работы и Zoom-собеседований такие истории перестают быть редкостью. Разберёмся, зачем бизнес записывает интервью с кандидатами и какие правила нужно соблюдать, чтобы не нарушить закон и права соискателей.

Новая реальность: видеособеседования на каждом шагу

За последние годы видеозвонки прочно вошли в практику найма. Компании оценили удобство: можно общаться с кандидатами из любой точки мира, а при необходимости – записать интервью на видео и пересмотреть позже. По данным опроса Society for Human Resource Management (SHRM), 78% организаций записывают собеседования для более тщательной оценки кандидата, а 52% – чтобы задокументировать процесс и убедиться, что при найме соблюдены все правила (источник barraiser.com). HR-менеджеры признаются: видеозапись позволяет поделиться интервью с коллегами, собрать больше мнений о кандидате и даже использовать эти материалы для обучения рекрутеров. К тому же запись служит защитой на случай споров – если кандидат обвинит компанию в предвзятости, видеоматериалы помогут доказать объективность отбора.

Однако у медали есть и обратная сторона. Кандидаты нередко чувствуют стресс, узнав, что каждое их слово фиксируется на камеру. Исследования показывают, что сам факт записи усиливает тревожность и скованность человека. Неуверенность, скованность – всё это может сказаться на результате интервью.

Вот почему грамотные рекрутеры стараются заранее предупредить соискателя о видеозаписи и объяснить её цели. Простое объяснение – зачем нужна запись и как она будет использоваться – способно снизить напряжение и повысить уровень доверия кандидата. Ведь когда люди понимают, зачем их снимают и что будет с записью, они спокойнее относятся к камере. К сожалению, на практике прозрачности не всегда хватает, и нередко кандидат узнаёт о своём «фильме» постфактум – как герой нашей истории выше.

Согласие кандидата: обязателен ли «сеанс видеосъёмки»?

Главный вопрос – имеет ли работодатель право записывать собеседование без согласия кандидата? Российское законодательство на этот счёт однозначно: видеоизображение человека – это его персональные данные и нематериальное благо, охраняемое законом. Без согласия записывать и тем более хранить такие данные нельзя. Трудовых отношений между соискателем и компанией ещё нет, значит, нет и законной обязанности собирать эти данные – остаётся только режим обработки персональных данных с согласия самого кандидата.

«Компания, которая записывает собеседования на видео, должна получить у соискателя согласие. Иначе у неё нет законной цели для такой записи», – отмечает юрист по информационной безопасности Алёна Геращенко. Проще говоря, если вы ещё не стали работником, работодатель может записать вас только как оператор персональных данных и только с вашего разрешения.

Что считается согласием? Закон допускает разные формы: письменная бумага с подписью, отметка в электронной анкете, устное согласие на камеру или даже молчаливое кивок (конклюдентные действия). Но вот беда – доказать, что вы действительно поняли и согласились на запись, непросто, если это лишь короткий устный вопрос в начале звонка.

Недаром эксперты советуют компаниям заручиться именно письменным согласием до собеседования. В идеале – отдельный документ или пункт в анкете, где кандидат ясно подтверждает: «не возражаю против видеозаписи интервью и обработки своего изображения». Такой подход защищает и работодателя, и соискателя: первые выполняют закон, вторые осознают, на что соглашаются.

Что должно быть в форме согласия? Здесь закон тоже даёт ориентиры. Кандидату должны сообщить: на какой срок будет храниться видео, с какой целью это делается, кто получит доступ к записи, и разумеется – напомнить о праве самого кандидата передумать.

В согласии обычно прописывают, что соискатель в любой момент может его отозвать и потребовать удалить видео и другие данные из системы компании. Иными словами, даже если вы разрешили запись, это не навсегда – право на отмену согласия гарантировано законом. Компания же, получив такое требование, обязана прекратить обработку ваших данных и уничтожить файлы безвозвратно.

Важно понимать, что правила о согласии актуальны не только в России. Во многих странах запись разговоров тоже регулируется. Например, в отдельных штатах США действует принцип «two-party consent» – запись законна лишь если все участники беседы дали на это согласие. В других юрисдикциях достаточно согласия одной стороны (скажем, самого интервьюера), но крупные корпорации предпочитают не рисковать и всегда уведомляют кандидата.

В Евросоюзе свое слово говорит GDPR – Общий регламент по защите данных. Он требует от компаний прозрачности: люди должны знать, как и зачем хранится их персональная информация, и давать на это явное согласие, если нет другого законного основания. К примеру, в штате Иллинойс (США) пошли ещё дальше и приняли отдельный закон о видеоинтервью с использованием ИИ: там работодателю прямо предписано получить согласие перед записью, раскрыть, как именно будет анализироваться видео, а по запросу кандидата – удалить видеозапись в течение 30 дней (источник hrexecutive.com). Мир движется к тому, что право на приватность становится не пустым звуком даже при приёме на работу.

Сколько хранить записи и зачем это вообще нужно?

Вы получили согласие и успешно записали интервью. Возникает следующий вопрос: как долго можно хранить получившийся файл? Закон советует принцип разумности: персональные данные нельзя держать дольше, чем требуется для заявленной цели обработки (источник intuition-software.com). Проще говоря, если цель – оценить кандидата на текущую вакансию, то после закрытия позиции данные больше не нужны.

Роскомнадзор в своих разъяснениях прямо указал: согласие соискателя действует на период принятия решения о найме или отказе (источник elcode.ru). Как только решение по кандидату принято (например, вам отказали) – цель достигнута, и видеозапись подлежит уничтожению в течение 30 дней. Хранить дольше без дополнительного согласия – нарушение.

Но что если работодатель захотел оставить вашу анкету и видео «про запас» – вдруг пригодитесь на другую должность? Такая практика формирования кадрового резерва распространена. Закон это не запрещает, но требует новой ясности: нужно получить отдельное согласие на включение в резерв и указать конкретный срок хранения данных в базе кандидатов. Многие компании указывают срок произвольно – год, два, пять лет.

Например, французская комиссия CNIL рекомендует хранить данные соискателей не более 2 лет после последнего контакта, если человек не был принят на работу. В практике европейских компаний часто встречается период 6–12 месяцев для резюме и записей отклонённых кандидатов (источник atzcrm.com) – этого достаточно, чтобы связаться позже, но не слишком долго, чтобы накапливать «архив личных данных» без необходимости. Если же организация хочет удержать профиль кандидата дольше, ей проще запросить у него обновлённое согласие, чем надеяться, что старое действует бессрочно.

С юридической точки зрения, определённый срок хранения – обязательный элемент обработки. В России это требование закреплено: локальные акты компании должны перечислять, сколько времени хранятся видеоизображения кандидатов. Бессрочно хранить персональные данные недопустимо. Для самих HR это, кстати, тоже вопрос удобства: старые записи через несколько лет вряд ли представляют ценность – за это время у человека может кардинально поменяться опыт, навыки или карьера. Поэтому актуальность данных важна: лучше обновить контакт с кандидатом, чем пересматривать его интервью пятилетней давности.

Доступ и безопасность: кто увидит ваше интервью?

Даже получив все необходимые согласия, работодателю важно обеспечить безопасность записей. Видео с интервью – это чувствительные персональные данные, а значит, они должны храниться под надёжной защитой. Во-первых, компания обязана ограничить круг лиц, которые могут видеть эти файлы. Совсем как в больнице доступ к медкартам есть только у врачей, так и здесь: обычно смотреть записи собеседований имеют право рекрутеры, менеджеры по найму и, возможно, руководство – но никак не весь офис.

Если видео складываются на общем диске, куда заглядывает кто попало, – это прямое нарушение. В истории, описанной в начале, именно так и случилось: данные кандидатов стали достоянием всей компании, хотя доступ у всех сотрудников быть не может по определению. За отсутствие контроля доступа предусмотрен отдельный штраф до 50 тысяч рублей.

Во-вторых, сами цифровые хранилища должны быть защищены технически. Ответственные работодатели используют зашифрованные хранилища, специальные системы для работы с резюме (ATS), ставят пароли и ограничивают права пользователей. Если же записи лежат «без присмотра» – скажем, файлы хранятся на личном компьютере рекрутера или в открытой папке в локальной сети – велик риск утечки. Достаточно одному сотруднику скопировать видео на флешку, и конфиденциальная информация может оказаться вне компании.

А если вдруг случится взлом серверов или ошибка настроек облака – персональные данные утекут в интернет, что грозит большими проблемами. GDPR-штрафы за компрометацию данных исчисляются миллионами евро, а репутационные потери ещё труднее восполнить. Недаром закон требует от работодателя не только собирать минимум нужной информации, но и принимать все меры для её защиты – от шифрования до внутренних регламентов обращения с записями.

И наконец, немаловажно предусмотреть ситуацию, когда сам кандидат захочет получить или удалить свою запись. Право на доступ и на забвение гарантировано законом во многих странах – в том числе российским законодательством и GDPR. Например, кандидат может попросить выслать ему копию видеоинтервью или полностью удалить все его данные.

Компания должна быть готова оперативно исполнить такие запросы. В США практика чуть иная: например, если соискатель попросит уничтожить свою видеозапись в том же Иллинойсе, у компании есть 30 дней, чтобы это сделать. В любом случае, игнорировать требование человека о его персональных данных нельзя – иначе штрафы неизбежны.

Штрафы, риски и здоровый смысл

Что же грозит компаниям, решившим втихую записывать и хранить собеседования, не утруждая себя юридическими формальностями? Нарушение требований закона о персональных данных в России влечёт административные штрафы: за сам факт хранения видео без согласия – от 10 до 25 тысяч рублей для должностных лиц, за отсутствие внутренних правил и открытый доступ к данным – до 50 тысяч. Казалось бы, суммы не астрономические, но это только начало. При проверке Роскомнадзор может оштрафовать и саму организацию на крупную сумму – например, упоминается цифра до 75 тысяч рублей за каждый обнаруженный несогласованный видеофайл.

А если допустить утечку записей в сеть или иное разглашение – дело может дойти и до уголовной ответственности по статье 137 УК РФ (незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни) с санкциями вплоть до 200 тысяч штрафа или 2 лет лишения свободы. Добавим сюда потенциальные иски от самих кандидатов – они вправе требовать компенсацию морального вреда, если узнают, что их права нарушены. И уж точно ни одному HR-специалисту не хочется лишиться работы из-за дисциплинарного проступка – а незаконное обращение с персональными данными вполне может привести к увольнению ответственных лиц.

Впрочем, дело не только в штрафах. Репутация компании и доверие соискателей – вот что ставится на карту. В эпоху соцсетей новость о том, что «в Компании X всех тайно записывают и сливают видео во внутренний YouTube», разлетится мгновенно и отпугнёт многих талантливых кандидатов. На конкурентном рынке труда это удар по интересам самого бизнеса. Поэтому здоровый смысл подсказывает: игра в «большого брата» не стоит этих рисков.

Если видеозапись действительно полезна для ваших процессов найма – пользуйтесь ей, но соблюдайте правила игры. Получайте явное согласие, разъясняйте цели и сроки хранения, защищайте данные технически и организационно. Регулярно пересматривайте политику: может, какие-то записи пора удалить за ненадобностью. Помните, что кандидат – это не просто файл в вашем облаке, а живой человек со своими правами. И тогда видеотехнологии станут вашим помощником, а не источником проблем.

Вывод прост: собеседование под запись может быть полезным инструментом, если использовать его прозрачно и законно. В противном случае – как говорится, «собираете данные без согласия – собирайте деньги на штрафы». Оно вам надо?